Messut, virtuaalimessut vai hybriditapahtuma, mikä toimii tulevaisuudessa?

Toteutimme asiakkaallemme virtuaalimessuosaston ja tarvittavat esitteet ”Kehittyvä vanhustyö” -virtuaalimessutapahtumaan sekä annoimme tukeamme myös osallistumiseen itse tapahtuman aikana. Samalla oli hyvä tehdä havaintoja ja vertailla virtuaalimessuja suhteessa tavallisiin messuihin.

”Kehittyvä vanhustyö” -virtuaalitapahtuman käyttöliittymästä oli yritetty tehdä normaaleja messuja jäljittelevä tilaisuus sisääntuloauloineen ja infotiskeineen, jossa järjestäjät päivystivät chatin välityksellä. Aulasta päästiin siirtymään tiloihin, joissa olivat luennot, esitykset ja tallenteet sekä itse messuosastot.

Messut olivat auki kokonaisen viikon ajan, mutta tästä ajasta kuitenkin ainoastaan kahtena päivänä järjestäjillä oli mahdollista chatin välityksellä kommunikoida messuosastoilla kävijöiden kanssa. Live-luennot olivat myöskin ainoastaan näinä päivinä. Messuosastoihin tutustuminen ja niistä esitteiden lataaminen sekä esitysten tallenteiden seuraaminen oli kuitenkin mahdollista muinakin aikoina.

Chatin välityksellä kommunikointi oli selkeästi laiskempaa kuin mitä kokemuksen mukaan keskustelut normaaleilla messuilla ovat. Epäröivän messuvieraan ”sisään heitto” osastolle ei ollut mahdollista eli käytävällä epäröivään kävijään ei ollut mahdollista ottaa kontaktia ja houkutella tutustumaan peremmälle itse messuosastoon. Aloitteen teko oli täysin messuvieraan varassa ja kynnys aloittaa chat-keskustelu oli näin huomattavan paljon korkeampi, kuin normaalit messuilla käydyt keskustelut yleensä. Viestintä jää myös näin usein puutteelliseksi, kun ei ole mahdollista nähdä kasvonilmeitä ja kehonkieltä. Tämäkin on yllättävän tärkeä seikka, kun haluaa johdatella keskusteluja. Virtuaalisesti voit vain yrittää analysoida chat-keskustelua ja miettiä miten tarvittaessa johdattaa keskustelua eteenpäin.

Messumateriaalit olivat osastoilla vapaasti ladattavissa, kätevästi messukassi toimintoon, josta messuvieraan oli mahdollista lähettää ne sähköpostiinsa. Virtuaalimessuosastoilla esillä olevilla videoilla vaikuttaisi olevan iso merkitys, varsinkin tässä tapahtumassa, jossa ei ollut mahdollista miehittää osastoja jokaisena päivänä.

Olen huomannut, että messuilla tehokkaimmin osastolle houkuttelee kävijöitä, kun osastolla on jotain fyysistä materiaa, jota voi tutkia. Luonnollisestikin mikäli kysymys ei ole pelkästä esillä olevasta palvelutuotteesta. Virtuaalimessuista puuttuu kyllä jotain olennaista, kun vieraat eivät pääse ”potkimaan rautaa”.

Messuilla tavataan usein liidi, jota ei olla aina vielä fyysisesti kohdattu, jolloin saatetaan saada mahdollisuus klousata kauppa lopullisesti tai ainakin saada edettyä pidemmälle siihen suuntaan. Voidaan myös tavata asiakkaita, joita ei ehkä muuten fyysisesti kohdata ollenkaan jne. Perinteisiin messuihin liittyy usein monenlaista yhteistyösuhteiden hoitoa, joita ei virtuaalisesti täysin pystytä korvaamaan. Tämän lisäksi jää puuttumaan satunnaiset kohtaamiset muiden messuvieraiden, kuten oman alan ammattilaisten kanssa ja myös tärkeä mahdollisuus verkostoitua uusien alan ammattilaisten kanssa jää pois.

Ajankäytön ja kustannustehokkuuden kannalta virtuaalitapahtumalla on huomattavia etuja suhteessa perinteiseen tapahtumaan, jonne matkustetaan pitkienkin matkojen päästä. Ehdottomasti yksi positiivisimmista asioista on osallistuminen tapahtumaan oman työpöydän äärestä silloin, kun se itselle parhaiten sopii. Lisäksi on mahdollista käydä katsomassa osastoja ja luentoja useaan eri otteeseen. Messuvieras voi välissä hoitaa jonkin tärkeän työtehtävän ja jatkaa messuihin tutustumistaan sen jälkeen. Tallenteita on mahdollista katsoa silloin kun itselle parhaiten sopii. Virtuaalimessuihin on mahdollista helposti myös tehdä vain nopeita katsauksia ja katsoa mitä mielenkiintoista niistä löytyy.

Virtuaalimessuihin näytteilleasettajana osallistumisen kustannukset jäävät alemmiksi, koska messuosaston rakentaminen ei edellytä niin suuria panostuksia kuin normaaleihin messuihin. Lisäksi mahdolliset matkustus ja majoituskulut jäävät pois. Virtuaalimessut eivät sido työtunteja yhtä paljon kuin normaalit messut, jopa päivystysosaston chatin ääressä voidaan jakaa henkilökuntaa muiden kiireiden mukaan kätevästi, koska sekin luonnollisesti tapahtuu omalta tietokoneelta. Järjestäjiltä saa dataa kävijöistä yhteystietoineen helposti, jos he ovat antaneet markkinointiluvan. Positiivisen paljon tulee laskeutumisia verkkosivuille myös osastolla olevasta verkkosivulinkistä.

Onko virtuaalimessut tulleet jäädäkseen senkin jälkeen, kun pandemian aiheuttama poikkeusaika on ohitse? En usko tähän laajasti. Joitain pienimuotoisia, vain virtuaalisia tilaisuuksia, on jatkossakin järkevää järjestää niiden ajankäytön tehokkuuden ansiosta. Kysymyksessä olisi tällöin ennemminkin yrityksen ja kenties yrityksen yhteistyökumppaneiden kanssa potentiaalisiin tai olemassa oleviin asiakkaisiin suunnatuista tapahtumista, kuin laajemmista messuista.

Perinteiset messut uskon kuitenkin kehittyvän hybriditapahtumiksi, joissa on mahdollista myös etänä seurata esityksiä, tallenteita ja kerätä messumateriaalia digitaalisesti. Tekniikka antaa nyt ja varsinkin tulevaisuudessa mahdollisuuksia kehittyä tähän suuntaan.

Ei virtuaalimessut varmasti vielä hetkeen perinteisiä messuja korvaa. Toivotaan, että mahdollisimman pian pääsemmekin tapaamaan toisiamme perinteisesti. Kyllä sitäkin puolta työelämässä huomaa jo kaipaavansa.

Pasi Järvinen

Kehitysjohtaja

Business Core Solution BCS

Valikko